「人生的時間是有限並不可變的，所以要有效率地用每一分鐘。」這句話是由計算機科學研究者李開復所說。
我喜歡這句話，因為人的一生確實很短，浪費時間無異於浪費生命。然而，若有人將這句話套用為自己的工作觀，後果可能教人難受。因為，人不可能在工作上有效率地運用每一分鐘，否則只會令自己的生產力大打折扣。
今天要來讀的書《每天最重要的2小時》便提到，若人盲目地投入更多時間工作，以期換取更多回報，往往只會適得其反。
有效率地運用工作時間，反而令人陷入「效率陷阱」
撰寫此書的作者喬許．戴維斯（Josh Davis, Ph.D.）是哥倫比亞大學的心理學博士，專職將基礎科學研究成果，轉化運用到商業領域。在他的工作研究中，他發現人們普遍陷入一種工作迷思：效率陷阱（efficiency trap）。這個迷思是指，人們以為花長時間工作，才能完成更多事，也才能稱之為有效率。結果導致許多人身心俱疲，生活也過得不開心。
戴維斯提到，人之所以陷入效率陷阱中，是因為認為自己可以像電腦般運作，不論工作多長時間，都能保持一致的效率水平。但戴維斯希望我們體認到，人類是有機體，需要休息補充能量，才能更好地發揮生產力。
我在讀其他書時，也體認到這一點。比如《Deep Work深度工作力》一書就有提到，人一次性可專注工作的時長約為一至四小時，超出這個時間，人的生產力就會大幅下降。此外，《高績效心智》一書也有項研究顯示，人一週的工時若超出50小時，投入更多時間工作，將無法帶來更多產值。
簡單而言，花更多時間工作，不見得會帶來更多產值，更可能徒勞無功。若不擺脫「效率陷阱」的工作迷思，人只會盲目地忙碌而已。
那既然如此，人該怎麼工作，才不會落入效率陷阱中？
戴維斯在書中就給出了這三條工作策略：懂得決定什麼才是最重要的事，學會管理自己的意志力，以及學會對抗分心的方法。這三條策略綜合起來，就能幫助我們免於陷入「效率陷阱」。
人類不是有生命的電腦，我們的大腦和身體是根據生物需求而運作，衡量人類表現的指標應該是做事的成果，不是投入多少又多少的時間、做完一件接著一件的事。——《每天最重要的2小時》
3個高效工作策略，助你避開效率陷阱
策略1：決定什麼才是最重要的事
戴維斯提到，人是依循習慣作息的生物，人腦中也有一項有趣的功能叫「神經例行程序」（neural routines），亦即唯有當人完成一件事後，才警覺自己剛才做的事是否有道理。
例如，人若在工作時被電郵通知打斷工作節奏，下意識會點開電郵，開始回信。直到回完所有信件後，人才會警覺自己浪費了許多時間，重要的工作卻毫無進度。
這種被其他事務引導工作節奏的習慣，實際上是一種不好的工作習慣。這會導致人得花更多時間，才能做好原本的工作，最終又陷入了效率陷阱中。所以，戴維斯希望我們在被「提示」轉換工作節奏時，學會做出更好的決定。這個做決定的時機點，被他稱作為「決定點」。
同上例子，當電郵通知顯示時，我們應該提醒自己：「現在是一個決定點，我是決定點開郵箱回信，還是繼續做手上的工作。」只要多這麼一道決策流程，你將不會被其他事務影響到重要工作的進度，也就不會落入效率陷阱中。
補充一點，若你選擇避開其他事務，專注手上的重要工作，我建議你將剛才跳出來的事務先記錄下來，稍後再處理。有個效應叫「蔡格尼克效應」（Zeigarnik effect），意思是當人意識到有事情還未完成時，腦袋就會經常惦記這件事。所以，若你想更專注處理重要工作，就應該把那些突然跳出來的無關事務記錄下來，免得讓大腦分心惦記。
簡單而言，當你的工作節奏被其他事務打斷時，就要提醒自己眼前是一個決定點。如此，你就能更專注處理重要工作，免於被其他事務消磨你的工作時間，導致落入效率陷阱中。
當決定點出現時，如果你快速開始做下一件事，你真正浪費的時間，往往比花幾分鐘思考、正確決定接下來該做哪件事還要多。——《每天最重要的2小時》
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策略2：學會管理自己的意志力
意志力，有時也被稱為「心智能量」（mental energy），都是每個人每天有限的資源。若不妥當運用意志力，人就無法在短時間內高效完成工作。
至於如何妥當運用意志力，戴維斯給出的答案是：在一天最早的時候，先做好最重要的工作。因為在一天中最早的時候，我們還無需做太多決策，意志力還處於完滿的狀態，所以適合處理複雜且重要的工作。
書中有一項研究也表明，只是一個決策都可以顯著消耗一個人的意志力。而我在這篇文章中讀到，每個成人每天平均要做35,000個決定。假設所有決定都平均分布在一天當中，扣除8小時的睡眠時間，人每小時大約要做2,000個決定。
從這項推算就能看出，若人將重要的工作放在較晚的時分才做，就不可能有充裕的意志力做好工作。那麼，人就可能落入到效率陷阱中，再次用長工時戰術，試圖追趕進度。
換言之，若你想高效完成工作，除了執行策略一以外，也要學會提前將重要的工作，放在一天最早的時候處理。如此，才能避免效率陷阱。
學會辨識最可能顯著消耗你的心智能量的事務，在從事必須處於最佳狀態的工作之前，別去做那些會明顯消耗你的心智能量的事務。——《每天最重要的2小時》
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策略3：調整對抗分心的方法
最後一個策略，是學習如何對抗分心，畢竟分心向來是人維護生產力的頭號大敵。然而，一般人總是用錯誤的方法對抗分心：用意志力去抵抗分心源頭。
比如，工作環境嘈雜，人會試圖安慰自己忍耐就好，然後專心工作；再如，聽見手機通知聲響起，人會強逼自己不去看，勸自己要集中精神工作。可是，這種對抗分心的做法，只會令人更容易分心。
原因有兩個，第一個原因剛才有所提及，「決定」不去理睬令人分心的事物，會消耗人的意志力，降低人的工作表現。第二個原因是，一旦人覺察到分心事物，實際上大腦就已分心。
有個有趣的測驗叫「白熊效應」（white bear phenomenon），是由已故心理學家丹尼爾．威格爾（Daniel Wegner）所提出。該測驗要求受試者「不要想白熊」，但通常受試者都無法抑制這個念頭，反而一直想像白熊畫面。
人之所以如此，是因為人在聽到「白熊」一詞後，大腦關於「白熊」的神經元就會被「激活」（activation）。這些神經元的訊息可能包括白熊的毛髮、外表，或人看過的白熊卡通等。
同理，當人接觸到分心事物的提示時，大腦就會開始分心聯想。比如，聽到手機通知聲，人就可能聯想「是誰找我？」「有重要的訊息？」「有網購優惠通知嗎？」
所以，用意志力對抗分心源頭是無用之功。相反的，我們要學會移除令人分心的事物。例如，若工作環境嘈雜，不妨匹配一支降噪耳機，隔絕噪音；再如，若手機通知聲使你分心，不妨在工作時開啟「勿擾模式」（do not disturb mode）。
中文有句話說，眼不見為乾淨；同理，沒有分心的源頭，人就很難分心。
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結語：要有策略地工作，工作才不會變成瞎忙的勞活
讀完這本書後，我認為書中的這句話，對現今工作者的情況最寫實：「很少人不抱怨工作總是做不完，我們全都被工作和生活的各種需求壓得喘不過氣來。」
確實，現代每個人每天都很忙碌，從早班做到加班，永遠停不下手。一般人總以為，只要花更多時間工作，就能拚博出更多成果。但你我要知道，若缺乏策略地工作，工作只會成為瞎忙的勞活。
所以，別被「效率陷阱」的迷思所迷惑。人唯有配合大腦的運作方式，懂得策略性的工作，才能在工作時產出優秀產值，休息時恢復產能，再戰明天。
回到開頭的那句話，人生確實很短，所以一定要珍惜每分每秒；但也希望你知道，工作永遠做不完，所以要學會聰明運用時間，在正確的時間做正確的事。
