學會先做最重要的事,才能擺脫忙碌的工作狀態《成功,從聚焦一件事開始》閱讀心得

Photo by Stefan Cosma
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每天忙碌做事的樣子,好像成了現代人的基本人設。每個人一天中都有數不盡的事要做,而盡可能地完成所有事,成了現代人的工作日常。

但你發現嗎?即使努力處理清單上的任務,卻沒給你帶來多大的成就感。下班回顧一天時,心中也莫名感到匱乏,感覺當天就只是忙碌地度過而已。

但換一個做法能否讓人有所解脫?當天只要優先完成清單中最重要的一件事,減輕較多的心理負擔,人處理後續事項便能游刃有餘,就此不再感到忙碌?

不再感到忙碌,始於做好最重要的一件事

今天要來讀的書《成功,從聚焦一件事開始》正是要教你如何透過做好一件最重要的事,達成更大的成就,並且從「忙碌」的工作狀態中跳脫出來。撰寫此書的作者之一是蓋瑞.凱勒(Gary Keller),他是不動產公司凱勒.威廉斯房地產公司(Keller Williams Realty, Inc.)的董事長兼共同創辦人。

在此書當中,他介紹一個取得成功最為核心的概念:做好一件最重要的事。在他看來,工作的成功之道,在於做好一件最重要的任務,並且持續這種工作習慣。

但許多人的現實卻相反,每天的工作清單都寫得非常長,裡頭混雜重要與不重要的任務。結果使人忙得不可開交,精力更快耗盡,工作進度更是差強人意。

這種現象之所以存在,是普世認同「能者多勞」的概念。因為列出長串的工作清單,爭取每一刻都有在做事的工作狀態,能夠提供人一種現實證據證明自己是個「能者」。

但蓋瑞在書中慎重提到,這是一種迷思,因為現代人的工作績效不是以「量」取勝,而是以「質」為本。如果不把精力和學識都投入在最重要的一件事上,那是在浪費自己的能量。

讀到這個概念時令我恍然大悟,因為我原本是支持「能者多勞」概念的人。

任何一天,意志力的供給都有限,因此我們務必決定什麼事情重要,將意志力留給它使用。——《成功,從聚焦一件事開始》

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不是每件事都同等重要,事情總有先後順序

我的工作包含寫作以及翻譯學術文稿。在之前,我認為兩份工作都是同等重要,也想要努力把它們做好。但事與願違,越是想把兩件事同時做好,最後哪件事都做不好,這正是所謂的「顧此失彼」。

讀過此書後我發現,其實所有看似重要的事,都不是同等重要的。哪怕事情之間的重要性相似,總會有個先後順序。若人不分辨事情的重要性,便會在做一件任務時惦記其他任務的進度,思緒的忙碌導致自己無法專注做好眼前的事。

所以,我轉了一個念頭,把寫作看成是一種投資,把翻譯工作看成是一份兼職。我之所以如此分辨,不只是寫作的本質是一種長遠的能力投資,也是因為它是耗費最多心神的任務。寫作關乎創作,而創作品質的好壞關乎人的意志力;若缺乏足夠的意志力寫作,創作的品質必定不良。

相反的,翻譯工作關乎的是結果的準確性,所需的意志力並沒有創作來得高。依據這樣的看法,兩者之間的重要性高下立判,我也就選擇全心投入到寫作上。

簡單而言,不是每一件事都同等重要,只要用些時間釐清事情的價值,你就能知道做好哪一件事,能夠減輕心中負擔,讓自己更輕鬆地處理後續的任務。

除了認知不是每件事都同等重要以外,以下兩個方法也能幫助你減輕心理負擔,更游刃有餘地處理工作,避免陷入漫無目的的忙碌狀態。

若你想要成功,不妨胸懷登月之志。如果你排好了優先順序,將精力投入於完成最重要的事情,那麼你也可能成功登月。——《成功,從聚焦一件事開始》

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方法一:每一天的開始,都自問一個問題

若人不想被不重要的任務所淹沒,最好的方法是在投入工作以前問自己:「今天我要聚焦在哪一件最重要的事上,完成後其他事情會變得容易?

任務清單中,總有那麼一件極其重要的事,它可能具備這些特質:深遠的價值、高回報率、不急迫但重要。只要每天提醒自己先做這件事,日後就不會因為它變成急迫的事,讓自己為了趕工而忙碌起來。

此外,向自己提問,也是培養審查任務清單的習慣。人們之所以被長串的任務清單淹沒,正是沒有控管加進清單的任務。這就好像人沒有審視攝取的卡路里,結果讓多餘的能量變成脂肪,成為身體的累贅。

簡單說,總是向自己提問事情的重要性,是要人懂得聚焦在最重要的事,才不會被其他瑣事入侵自己的工作日常,造成忙碌不堪的局面。

你最重要的第一要務,就是現在你能做的一件事,將協助你達成對你最重要的事。——《成功,從聚焦一件事開始》

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方法二:學會說「不」,拒絕不必要的請求

拒絕是最難學會的能力,但若想要讓自己有機會優先處理最重要的事,學會對不重要的人、事、物說「不」是必要的能力。如此,你才不會把時間與精力耗費在無法提高生產力的地方。

說實在,要拒絕別人的請求是一項困難的抉擇,尤其提出要求的那方是你的上司、感情要好的朋友或親人。此時,你不妨先思考:能否委婉的拒絕對方?是否有更快的方法能夠解決對方的問題?如果接受任務,能否向對方要求延後處理任務的時間?這些都是一些合理的做法。

工作中我們總有身不由己的時刻,無法自由決定不做什麼事,但若是要做好你認定最重要的事,嘗試用不同方法學會說「不」,是高績效人士必須掌握的能力。

務必記得:當你對某件事情說是,等於對其他每一件事說不。這是履行承諾的本質。——《成功,從聚焦一件事開始》

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結語:做好最重要的一件事,是最有成就感的事

做好最重要的一件事,原因不只是那件事特別重要,也是讓人學會尊重自己的選擇。每當你認定事情的重要性,就要承諾自己優先完成這件事。

能夠兌現對自身承諾的人,心中會感受到一股成就感,因為「完成」也有「圓滿」的意思,可以提振人們做事的士氣;進而也能更有效率的做好後續的任務。

所以,認知不是每件事都同等重要,堅守自問該聚焦哪件最重要的事的原則,學會拒絕不重要的事,是你現在該掌握的三種能力。設法做好當天最重要的一件事,便能令你感到有所成就並且更愉快地做事。屆時,工作進度能夠更快地推進,漫無目的地忙碌也就離你而去。

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