《減法的力量》閱讀心得:別再只用待辦清單,你還需要「停辦清單」

Photo by Thom Holmes
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不知道從什麼時候開始,「忙碌」變成一種炫耀的理由。對一些人來說,一句「我很忙」,好像能說明自己是被需要的那個人,是上位者、有能力的人。

然而,若人只想透過忙碌,去證明自己的能力以及價值,結果可能適得其反,不只無法證明自己,還可能忙得裡外不是人。

忙碌還是窮忙?真心努力還是做樣子?

事實上,忙也是有分別。有太多重要的事要做,才能稱為忙碌,但若是做太多不重要的事,只能稱為窮忙。忙碌,是指一個人需要處理很多重要的事,時間都花在生產價值。窮忙,則是指一個人只為了忙而忙,沒去思索自己所做的事是否重要,以及能否產生價值。

簡單而言,窮忙者跟忙碌者都要處理很多事,但彼此產出的價值卻大相徑庭。更可悲的是,窮忙還使人自我感覺良好,錯覺自己很有生產力。

為了打破這個迷思,《減法的力量》一書的作者雷迪・克羅茲(Leidy Klotz)提出警告:如果窮忙的習慣持續下去,人可能就無法發自內心,為自己努力做事,而是變成裝忙給別人看而已。

釐清自己現在的狀態,是屬於忙碌還是窮忙,有助於你提高自己的工作效率。若你確認是為了自己而努力打拚,《減法的力量》一書提到的知識,便能幫你在減少忙碌的同時,產出跟過往相同,甚至更高的產值。

我們向其他人展示自己有能力對這個世界做出改變,這就是炫耀能力。我們向自己展示有能力對這個世界做出改變,這叫做「自我效能」。——《減法的力量》

生活在加法時代,更應該學會減法

作者出版此書,是想要教讀者如何做得更少,也做得更好。過去他本身正是靠著「少,才更好」的信念,獲選為40歲以下最啟發人心的年輕教授(40-under-40 professors who inspire)。

其中他掌握到的一個關鍵,即為此書的書名「減法的力量」。

克羅茲發現,我們生活的世界是一個加法世界:文明不斷發展、建築物不斷增加、知識不斷更新。可以說,世界產物隨著時間流動,變得越來越多。

而人本身也是喜歡加法的生物:得到更多玩具、賺取更多金錢、蒐羅更多收藏品。人們喜歡加法,因為擁有越多的資產,心理也越是踏實、有安全感。所以,我們的確是生活在一個充滿加法的世界裡。

然而,當一個等式以加法不斷的運算下去,運算結果只會越來越大。我們生活的世界也一樣,知識隨著年代不斷更新、增加,遲早會超出人類的認知負荷;產業持續進步,人的工作量也會加大,遲早超出一個人一天所能完成的工作量。如果人不懂得分辨優先事項,只會變得更忙,但可能忙得毫無價值。

因此,在加法的世界裡,我們應該學會減法的力量,減去身邊不必要且過多的事物,排除待辦清單中不重要的任務,從少數重要的事,獲取真正的價值。

減法才是加法世界的生存法則。這是克羅茲希望我們學會的一點。

現在就能運用的減法力量:停辦清單

回到本文主題:人應該如何透過減法,讓自己工作時不那麼忙碌呢?

如果你閱讀過其他職場工作類的書籍,相信也聽過說「不」的威力。學會拒絕不必要的請求,就能有更多的時間做真正重要的事。

但在作者看來,說「不」其實不全然能提高工作效率,因為這項技巧當中,並不包含減法的力量。

克羅茲的觀點是,如果一個人本身的任務清單,已經夾雜重要和不重要的事,時間分配一團糟,拒絕別人的請求,只是「不增加」任務清單的長度而已。克羅茲的合作夥伴班恩便是個好例子。

班恩為人和藹可親,外表平易近人,因此常會被人拜託做事。為了做到拒絕他人的請求,班恩在辦公室裡擺設了一個三角鈴,提醒自己要懂得說「不」,才能主導自己的工作時間。然而,即使這樣做,班恩依然是個忙碌的人。

克羅茲為他點出當中的工作盲點,指出如果一個人的待辦清單缺乏優化,拒絕額外請求與否,都無法影響工作效率。

換言之,說「不」的確有其威力所在,但前提是,人已經優化過自己的待辦清單。因此,作者才提到,與其設定「待辦清單」,不如設定「停辦清單」。

延伸閱讀:目標總是無法達成?你必須學會的 SMART 目標設定法

停辦清單:刪減不重要的事

先前提到,在加法的世界裡,我們要用減法生活下去。同理,在任務量加大的同時,我們要學著刪減不重要的任務。

設定停辦清單,是要人用心思考不做什麼事。與待辦清單相比,停辦清單更具減法的力量。

人在設定待辦清單時,很常是不假思索地把任務加進清單裡,因此才充斥著許多看似重要,實際上無關重要的事。例如,「回覆客戶的e-mail」、「記得閱讀」、「午餐記得用優惠券」。這些事都容易造成視覺混亂,導致注意力渙散,使人無法專注工作。

而採用停辦清單,人便能刪減對工作而言並沒有影響的事。因此,在我們設定好待辦清單後,便要著手刪減清單內容,把不重要的事移到停辦清單裡。

如果你不知道什麼任務屬於該刪減的清單內容,我的工作方式能給你一些參考。

以前的我就跟一般人相似,列出每天要做的事,然後按部就班的完成。但隨著工作量增加,我的每日任務清單,變得像採購一星期的糧食清單一樣長。想當然,我每天都過的很忙碌。

後來我學會番茄工作法,大大提升了我的工作效率。這套工作法有個法則提到:如果一件事只要少過一個番茄鐘(25分鐘)來完成,就不必列在任務清單裡。透過運用這條法則,我養成了一個設定任務清單的習慣:刪減短程且瑣碎的雜事。

但這還遠遠不夠,畢竟有些不重要的事,也會花很長的時間,例如回覆不重要的郵件。因此我還會自問:「這件事對我重要嗎?」「現在真的非做不可嗎?」

如果這兩個問題的答案都是否定的,我就會刪減這件事,把精力投入到篩選後的事情裡。結果到現在,我的每日任務清單中,就只有3到5樣重要的事,值得我花精力去做。

而被我刪減掉的事項,我會移到停辦清單裡。待我完成重要任務後,便會另找時間,批量地處理這些瑣碎事。

減法是通往精簡這種狀態的行動,但不等於採取更少的行動。事實上,通往精簡這種狀態,常常意味著需要採取更多行動,或至少更多的思路。——《減法的力量》

結語:人生需要加法,生活需要減法

澄清一點,作者沒有否定加法的力量,畢竟有些事增加了,的確能帶來更好的生活。比如更高的收入,更多的愛,以及更多的關懷等等。

只是在加法世界裡,我們該學著減去不必要的東西,才能看見真正的核心。

人生與生活也是如此。

人生需要加法,地位、收入、智慧才能隨年增加;生活需要減法,要生活美滿,只需少數重要的人、事、物。學會減法,才能修剪人生的旁枝末節,剪出更簡單也更舒服的生活,讓人好好體驗。

這,就是減法的力量:從更少當中,找到更好。

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