Email 是一項劃時代的發明，化解了許多溝通上的不便，更是現代工作者不可或缺的工具。在以前的年代，與人交流工作就像一場捉迷藏：你到對方辦公地點找不到人，留了字條讓對方找你，結果當對方有空找你時又發現你不在原位，如此來回尋找彼此就已經浪費了不少時間。所以 Email 問世不久後，便被大部分的企業採用。

然而，Email 雖然提升了溝通效率，但似乎沒有提升人們的生產力。反而，還因為它的便捷性，使大部分人陷入「過動的蜂巢思維」的工作方式裡，大大降低了生產力。

知識工作更要專注力，必須避免過動的蜂巢思維

「過動的蜂巢思維」（Hyperactive Hive Mind）是指注意力處於忙碌切換的狀態，這個名詞是由出版過《Deep Work深度工作力》的卡爾．紐波特 （Cal Newport）在其新作《沒有Email的世界》中所提出。

簡單說，這個名詞想指出的是一種「分心」狀態。但問題總是沒那麼簡單。

這也是為何作者要用這麼複雜的名詞描述「分心」狀態，原因在於 Email 導致人們分心的頻率非常高，猶如蜜蜂高速穿梭於蜂巢周圍。

書中的一項研究指出，現代人幾乎每六分鐘就會收發一封 Email，比被老闆或同事打斷工作節奏的頻率還要高。另一項研究也指出，不時收發 Email 會碎片化人們的工作時間，使人無法保有一整段（30分鐘到1小時）工作時長。當工作節奏經常被打斷，再有心工作的人也無法發揮生產力，工作品質自然大打折扣。

不僅是工作品質受到影響，不斷分心思維也會快速耗光人的精神。一項關於神經科學的研究指出，分心做事會加速大腦意志能量的消耗速度，由於執行認知工作的前額葉皮質一次只能專注處理一件事，頻繁的注意力切換使得大腦不負重荷，人也較容易感受到疲勞。

換言之，若你想在工作上更有生產力，就要懂得維護紐波特提到的「專注力資本」（attention capital）。人唯有維護極致的專注力，才能擁有更高的生產力。

然而，要是 Email 包含那麼多壞處，為何當初發明者還要將其發明出來？還有，既然紐波特看出了使用 Email 的問題所在，聰明的企業家也應該有所察覺，但為什麼依然不棄用 Email？原因說來無奈，因為他們別無選擇。

過動的蜂巢思維以持續對話為核心的工作流，透過電子郵件及即時通訊服務等數位通訊工具，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。——《沒有Email的世界》

✏️延伸閱讀：提升專注力，是你最強大的武器！

Email 擁有自己的意志，你我都無法控制

這裡提到的「別無選擇」有兩層意思：

一、發明者沒想到 Email 會變成打擊生產力的幫手。

二、企業家認為 Email 已經滲透企業的「骨髓」裡，若是貿然棄用，企業很可能會蒙受損失。

Email 的發明一開始是為了解決通訊不便的問題，可是發明者萬萬沒想到，Email 竟然啟動了「技術決定論」（technological determinism）。

技術決定論是科技業的術語，意指開發出來的技術「決定了」自己往後的發展方向。白話而言，也就是開發出的科技原本是為了解決某個問題，但科技遠超當初的預料，衍生出意想不到的結果。舉例而言，臉書的按讚功能是為了讓用戶表達讚賞，但後來卻變成滿足虛榮心的功能，這些都是開發者始料未及的事。

同理， Email 打擊工作生產力是開發者無法預料的後果，而無辜的用戶也沒料到有一天自己的工作會被 Email 淹沒，陷入過動的蜂巢思維。

正是因為始料未及，企業家也不知該如何對付 Email 造成的問題。連他們本人在創業前都習慣了 Email 作業，因此更是跳脫不出固有的工作框架。別無選擇之下，也只能繼續使用 Email 作為企業的溝通渠道。

可是，作者大膽提到，其實你我都能夠建立一個沒有 Email 的世界，保護自己的工作專注力。底下兩個方法正是本書幫助你擺脫 Email 干擾，提高工作生產力的訣竅。它們分別是使用個人看板，以及與人達成溝通協定。

現代知識工作者幾乎從來不超過幾分鐘便收發電子通訊。說我們太常檢查 Email 其實過於輕描淡寫；事實是我們一直在使用這些工具。——《沒有Email的世界》

方法一：使用看板

看板（kanban）這項工具在國外已經盛行一段時間，陸續也有企業開始以看板替代 Email 作為溝通渠道。

看板就像一塊任務布告欄，而欄中會貼上幾張卡片作為任務的分類。比如一般常見的卡片分類有：需要做的事（To Do）、正在做的事（Doing）以及已完成的事（Done）。而在每項分類底下，你也能新增卡片分類其他任務。

此外，作為替代 Email 的工具，看板也提供了協作功能。你只需邀請與任務相關的同事或客戶加入看板界面，大家就能一目了然的追蹤任務進度。

當你使用看板後，你將體驗到這些好處：

一、任務相關事項都能一目了然，不會像使用 Email 那樣，要翻找工作記錄還需淹沒在海量的信件裡。

二、同事或客戶不需時刻找你問進度，他們只需自行檢查看板就能得到資料。

書中更提到，國外已有許多組織與新創公司使用看板作為內部的溝通渠道，不僅減少了許多毫無意義的溝通，也讓員工能夠專注工作。不用 Email，溝通並沒有變得不方便，反而提升了整體的生產力。

然而，若你擔心自己只是普通員工，無權改變公司慣用 Email 的習慣，其實不必煩惱。我們只需先利用看板安排自己的工作、與同事之間的協作，慢慢地讓公司成員體會到看板的好處，自然能夠引起高層的注意。只要有人願意帶起使用看板的風氣，便能引導人們思考 Email 與看板之間的利弊。

專注力資本原則如果我們找出更可優化人類大腦的能力、持續為資訊加值的工作流，便可以大幅提升知識產業的生產力。——《沒有Email的世界》

方法二：達成溝通協定

除了使用看板以外，我們也要主動降低 Email 的干擾，這就是第二個方法「達成溝通協議」的重點。

達成溝通協定，亦即與他人制定使用 Email 溝通的規則，排除沒有效率的溝通。書中提到，若一封 Email 無法用五句話或更少的句子表達內容，直接致電商量才是最好的選擇。否則，只是為了釐清一個簡單的問題卻來往了幾十封信，不僅毫無效率也浪費了許多時間。

以我為例，我自身除了寫作也有從事翻譯工作，與客戶交接工作都會依循這條溝通協定：洽談工作不能超過三封 Email 。因為我跟客戶都認同，過多的 Email 只會令人工作得更沒效率。所以我們雙方約定一個工作 Email 的交接流程：

第一封郵件由客戶先發，交代我要翻譯的稿件。第二封郵件則由我發出，交付已翻譯的稿件。而第三封郵件由客戶發出，反饋讓我知道編輯更動的稿件內容。

透過制定溝通協定，盡可能的減少 Email 溝通的次數，我們才能夠保護自己的專注力，專心做好眼前的工作。嘗試與他人達成這種協定，你將發現自己工作時會開心許多。

設計規則以優化何時與如何進行職場的協調，會導致短期的麻煩，但可以創造更具生產力的長期運作。——《沒有Email的世界》

✏️延伸閱讀：善用決策系統，創造零干擾的專注世界《零干擾》閱讀心得

結語：全神貫注的大腦，才是最高生產力的指標

說實在，Email 本身具有優良的功能，只是沒想到它的後續發展帶給人的改變不是「增添性」而是「生態性」，亦即徹底改變人們的工作方式。

然而，這種改變雖然已經根深蒂固，卻不是無法解決。在此書當中，作者便提出了一個激進的方法：棄用 Email ，而且看起來也具有可行性。畢竟新穎的科技持續出現，看板就是其中一個很棒的替代方案。

此外，不論人如何辯護 Email 的好處，所有的研究都已指出它的弊大於利。若工作真的要做好，少用 Email 已經是大勢所趨。大腦唯有維持在全神貫注的狀態，才是最高生產力的指標。若你想免受 Email 的侵擾，今天就先調整自己使用  Email 的方法，慢慢建立屬於自己「沒有 Email」的世界。